Pengertian, Tujuan, Fungsi, dan Unsur-Unsur Administrasi

Pengertian, Tujuan, Fungsi, dan Unsur-Unsur Administrasi – Berasal dari bahasa latin, ad yang berarti intensif dan ministrate yang artinya melayani, memenuhi, membantu. Jika digabungkan, administrasi adalah melayani secara intensif.

Dalam arti sempit, administrasi merupakan kegiatan penyusunan serta pencatatan data juga informasi yang disusun secara berurutan dan sistematis, dengan tujuan untuk menyediakan informasi bagi pihak yang membutuhkan.

Selain itu, administrasi juga bertujuan untuk memudahkan proses perolehan kembali informasi secara menyeluruh satu sama lain, sehingga disebut juga dengan istilah “tata usaha”.

Baca Juga ;

• Pengertian, Tujuan, dan Manfaat Six Sigma
• Faktor Semangat Kerja
• Fungsi Sumber Daya Manusia

Dalam artian lebih luas, administrasi adalah upaya kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang didasarkan atas pembagian kerja yang sebelumnya telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan berupaya mendayagunakan seluruh sumber daya yang ada demi tercapainya tujuan secara lebih efisien dan efektif.

Sementara itu, menurut beberapa ahli definisi administrasi diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Menurut George Terry, administrasi adalah proses perencanaan, pengendalian serta pengorganisasian pekerjaan kantoran serta pergerakan siapapun yang melakukannya demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan
2. Menurut Arthur Grager, administrasi adalah fungsi tata penyediaan terhadap pelayanan surat serta komunikasi suatu organisasi
3. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, administrasi adalah ilmu yang berkaitan dengan pelaksaan pekerjaan perkantoran secara lebih efisien, waktu dan tempat pekerjaan itu dilakukan. Administrasi merupakan bagian dari ilmu manajemen itu sendiri
4. Menurut WH Evans, administrasi adalah suatu fungsi yang melibatkan manajemen serta memberi pengarahan kepada seluruh bagian operasi perusahaan tentang beberapa hal, misalnya tentang komunikasi, pengolahan materi keterangan serta ingatan organisasi

Di dalam kegiatannya, administrasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut.

1. Memiliki tujuan yang jelas
2. Terdapat usaha dan proses kerja
3. Terdapat kelompok manusia, bisa terdiri atas dua orang atau bahkan lebih
4. Terdapat bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan

Tujuan Administrasi

Beberapa tujuan administrasi adalah sebagai berikut.

1. Pelaku usaha dapat memantau aktivitas administrasi perusahaannya
2. Pelaku usaha dapat menyusun program untuk peningkatan usahanya serta kegiatan pengorganisasian di dalamnya
3. Pelaku usaha bisa menilai langsung kegiatan-kegiatan pengorganisasian yang ada dalam perusahaannya
4. Pelaku usaha bisa mengamankna segala kegiatan usaha serta organisasi dalam perusahaan

Fungsi Administrasi

Quible membagi fungsi administrasi menjadi lima, yaitu:

1. Fungsi rutin, adalah fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran tentang penggandaan dan pengarsipan
2. Fungsi analisis, ialah fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran kreatif juga kritis serta kemampuan untuk mengambil sebuah keputusan yang tepat
3. Fungsi teknis, adalah fungsi administrasi yang memerlukan gagasan, keputusan, pendapat serta keterampilan perkantoran yang cukup dan memadai
4. Fungsi manajerial, ialah fungsi administrasi yang memerlukan perencanaan, pengukuran, pengorganisasian serta pemotivasian
5. Fungsi interpersonal, adalah fungsi administrasi yang memerlukan analisis serta penilaian sebagai basis untuk mengambil keputusan juga keterampilan yang berkaitan dengan orang lain

Namun secara umum, fungsi administrasi ada tujuh bagian diantaranya adalah:

1. Perencanaan (Planning), yaitu kegiatan merencanakan sesuatu yang membutuhkan aktivitas administrasi seperti pengumpulan dan pengolahan data hingga penyusunan planning (perencaanaan)
2. Penyusunan (Organizing), yaitu kegiatan menyusun serta membangun jalinan komunikasi kerja antar anggota dalam suatu organisasi misalnya perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan tersebut
3. Koordinasi (Coordinating), yaitu salah satu fungsi manajemen yang dilakukan dengan menyatukan, menghubungkan serta menyesuaikan pekerjaan bawahan sehingga terjadi kerjasama terencana dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi
4. Laporan (Reporting), yaitu aktivitas menyampaikan perkembangan dengan membuat dan memberikan laporan baik lisan maupun tulisan demi mendapatkan gambaran tentang pelaksanaan tugas semua anggota organisasi
5. Penyusunan Anggaran (Budgeting), yaitu aktivitas perencanaan serta pengelolaan anggaran atau keuangan dalam suatu organisasi secara terus menerus (berkesinambungan)
6. Penempatan (Staffing), yaitu segala kegiatan yang berkaitan dengan sumber daya manusia (SDM) dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi, dimulai dari proses rekrutmen tenaga kerja hingga pengembangan dan perlengkapan dalam organisasi
7. Bimbingan atau Pengarahan (Directing), yaitu segala aktivitas interaksi dengan anggota organisasi atau perusahaan yang lain dalam wujud memberi saran, perintah-perintah, serta bimbingan agar tugas-tugas atau pekerjaan organisasi atau perusahaan dapat dilakukan dengan baik demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan ditentukan dalam organisasi atau perusahaan.

Unsur-unsur Administrasi

Beberapa ahli pernah mengelompokkan unsur-unsur administrasi. Beberapa diantaranya adalah berdasarkan atas Sondang P. Siagian dan Liang Gie. Menurut Sondang P. Siagian unsur-unsur administrasi adalah sebagai berikut.

• Mempunyai tujuan
• Memiliki peralatan dan perlengkapan
• Terdiri atas dua orang atau lebih
• Memiliki tugas yang harus dilakukan

Sementara itu, secara garis besar Liang Gie dalam bukunya berjudul “Administrasi Perkantoran Modern” membagi menjadi dua unsur administrasi, diantaranya adalah:

1). Unsur Statis

Unsur statis dibagi menjadi delapan unsur, yakni:

• Manajemen
• Organisasi
• Informasi
• Komunikasi
• Finansia
• Personalia
• Relasi Publik
• Materia

2). Unsur Dinamis

Unsur dinamis terbagi menjadi delapan unsur, yaitu:

• Tata hubungan
• Tata keragaan
• Tata pimpinan
• Tata kepegawaian
• Tata perbekalan
• Tata humas
• Tata keuangan
• Tata keterangan

Secara umum, unsur administrasi dibedakan menjadi delapan unsur, yaitu:

• Manajemen
• Kepegawaian
• Organisasi
• Keuangan
• Hubungan Masyarakat (Humas)
• Perbekalan
• Komunikasi
• Ketatausahaan

Baca Juga : Pengertian Administrasi Keuangan