Pengertian Rapat Adalah : Fungsi, dan Tujuan Rapat – Bagi pekerja kantor, anak sekolah, mahasiswa, atau pengurus organisasi tentu sudah tak asing dengan rapat.
Kegiatan yang bisa dilakukan rutin ataupun kondisional ini menjadi wadah untuk berembuk dalam merumuskan atau menyelesaikan suatu hal.
Tapi dari sekian banyak rapat yang mungkin sudah dilakukan, apakah kita benar-benar paham mengapa harus ada rapat? Apa fungsi dan tujuannya?
Baca Juga :
Pengertian Rapat
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu; sidang; majelis.
Dalam pengertian umum, rapat bisa diartikan sebagai pertemuan atau berkumpulnya dua orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan.
Rapat dijadikan media untuk berkomunikasi tatap muka oleh sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan tertentu.
Rapat bisa bersifat biasa ataupun penting alias luar biasa, itulah yang sering disebut Rapat Luas Biasa.
Seperti namanya, rapat luar biasa membahas masalah-masalah yang dianggap sangat penting karena menghasilkan keputusan yang membawa dampak besar bagi organinsasi/perusahaan itu sendiri.
Peserta rapat bisa dihadiri oleh anggota yang sama tingkatannya misal sesama pegawai atau sesama pejabat.
Rapat ini disebut rapat horizontal. Jika sesama pegawai/anggota bisa disebut juga dengan rapat anggota, sedangkan jika dihadiri sesama pimpinan atau ketua bisa disebut juga dengan rapat pimpinan.
Sedangkan jika dihadiri pimpinan hingga pegawai/anggota, maka rapat tersebut bisa dikatakan sebagai Rapat Vertical.
Berdasarkan sifatnya, rapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :
- Rapat Resmi, yaitu rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu sesuai aturan yang berlaku. Pesertanya juga mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui undangan resmi yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
- Rapat Tidak Resmi, yaitu rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan khusus. Biasanya dilaksanakan untuk membahas hal yang terjadi secara tiba-tiba dan harus segera diselesaikan, karenanya peserta rapat akan mendapat pemberitahuan secara langsung.
- Rapat Terbuka, yaitu rapat yang bisa dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dengan materi yang dibahas meliputi masalah-masalah umum atau tidak rahasia.
- Rapat Tertutup, yaitu rapay yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu saja atau yang diundang saja dengan materi yang dibahas merupakan masalah-masalah bersifat khusus dan rahasia.
Berdasarkan nama kegiatannya, rapat dibedakan menjadi Rapat Kerja dan Rapat Dinas.
Rapat kerja bermakna rapat dilakukan oleh para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
Sedangkan Rapat dinas adalah rapat yang biasanya dilaksanakan pada instansi pemerintahan dengan bahan pembicaraan berupa masalah kedinasan.
Rapat juga bisa dibedakan berdasarkan frekuensinya yaitu rapat rutin yang dilakukan berdasarkan waktu yang ditetapkan dan rapat insidentil yaitu rapat yang tidak terjadwal namun dilaksanakan secara mendadak karena ada masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.
Berdasarkan jangka waktunya, rapat juga bisa dibedakan menjadi rapat mingguan, bulanan, semester, dan tahunan. Rapat ini termasuk jenis rapat rutin karena sudah ditentukan waktunya secara berkala.
Sebenarnya, selain rapat sebagaimana yang kita pahami secara umum, beberapa bentuk berikut juga bisa dikategorikan rapat, seperti Seminar, konferensi, kongres, lokakarya, simposium, sidang, kolokium, sarasehan, workshop, muktamar, atau musyawarah.
Fungsi Rapat
Pelaksanaan rapat memiliki fungsi utama berupa :
- Penjelasan
Rapat diselenggarakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat akan suatu hal dan diberi ruang pula untuk mengajukan pertanyaan.
- Pemecahan Masalah
Rapat diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang dihadapi.
Peran peserta menjadi penting untuk memberikan masukan, saran, atau pendapat untuk menghasilkan kesimpulan yang disepakati bersama.
- Merundingkan Masalah
Rapat dilakukan sebagai wadah perundingan dan koordinasi bersama agar tidak terjadi perselisihan atau dapat merugikan semua pihak.
Tujuan Rapat
Harimanto dan Indrojiono berpendapat bahwa secara garis besar tujuan rapat adalah sebagai berikut :
- Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud jika penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat, maka dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.
- Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai penurunan gaji pegawai.
- Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi.
- Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya akan memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian lainnya.
- Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
- Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
- Rapat bertujuan untuk mengambil keputusan sesuai dengan kewenangannya dari orang-orang yang teribat di dalamnya.
