Pengertian SOP Adalah : Tujuan, Fungsi, Manfaat dan Prinsip SOP

Diposting pada

Pengertian SOP Adalah: Tujuan, Fungsi, Manfaat dan Prinsip SOP – Istilah SOP tentunya sudah sering didengar, apalagi di dalam dunia kerja, ia dikenal juga sebagai standard operating procedure, dimana ini adalah sebuah dokumen yang didalamnya berisi sebuah prosedur kerja yang nantinya harus dilakukan secara kronologis dan juga sistematis guna menyelesaikan suatu pekerjaan.

Pengertian SOP Adalah : Tujuan, Fungsi, Manfaat dan Prinsip SOP
Pengertian SOP Adalah : Tujuan, Fungsi, Manfaat dan Prinsip SOP

Dengan tujuan agar nantinya pekerjaan tersebut mendapatkan hasil yang lebih optimal dan juga efektif dan pastinya juga aman bagi seorang pekerja dalam melakukannya.

Sebenarnya penggunaan SOP ini sendiri lebih banyak pada bidang bisnis yang utamanya adalah bergerak di sektor industri, karena digunakan sebagai acuan untuk bekerja sesuai dengan fungsi alat yang ada tersebut.

Juga nantinya akan dijadikan sebagai pedoman bagi para pegawai untuk bekerja sesuatu dengan tata kerja yang telah ditentukan dan sistem kerja yang berlaku di perusahaan tersebut.

Sehingga proses pelaksanaan pekerjaan tersebut nantinya akan lebih rapi, tertib dan juga sistematis mulai dari awal sampai dengan akhir.

Kualitas pekerjaan dari pegawai tersebut nantinya akan berlangsung lebih baik sesuai acuan yang sudah diberikan, untuk mengurangi terjadinya resiko kesalahan.

Pengertian SOP Adalah

Sedangkan adapun pengertian SOP ini menurut beberapa ahli, diantaranya adalah

  1. Moekijat, Moekijat ini mendefinisikan SOP sebagai urutan atau langkah-langkah pekerjaan yang harus dilakukan oleh para pekerja, mulai dari dimana, bagaimana dan juga siapa yang nantinya akan melakukan pekerjaan tersebut, sehingga semuanya bisa terstruktur secara rapi.
  2. Sailendra, SOP diartikan sebagai sebuah panduan yang nantinya akan digunakan untuk memastikan sebuah kegiatan operasional sebuah organisasi nantinya akan berjalan secara lancar. Tidak ada kendala karena semuanya sudah tertuang di dalam SOP tersebut, pegawai tinggal mengikuti panduan-panduan yang sudah diberikan tersebut.
  3. Istyadi Insani, menurutnya SOP ini adalah sebuah dokumen yang berisi mengenai instruksi secara tertulis, dimana nantinya instruksi tersebut akan dibakukan, isinya adalah serangkaian proses-proses penyelenggaraan administrasi perkantoran berisi tata cara dalam melakukan pekerjaan tersebut, kemudian juga ada waktu pelaksanaannya, tempat penyelenggaraannya hingga aktor-aktor yang berperan di dalam kegiatan tersebut.
  4. Tjipto Atmoko, mendefisinisikan SOP sebagai pedoman untuk melakukan sebuah pekerjaan sesuai dengan fungsi dan juga alat penilaian yang dimiliki pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, sesuai dengan indikator-indikator teknis, administratif hingga prosedural dan juga tata kerja pada sebuah sistem atau unit kerja yang bersangkutan.

Tujuan SOP

Dengan dibuatnya SOP ini sendiri sebenarnya memiliki beberapa tujuan, diantaranya adalah untuk:

  1. Menjaga konsistensi kinerja, karena dengan adanya SOP ini maka mau tidak mau nantinya pegawai harus mengikuti aturan yang sudah dibuat tersebut sehingga nantinya rutinitas pekerjaan juga akan berlangsung secara lebih konsisten, atau terstruktur secara sistematis, pegawai tidak akan bertindak sesuka hatinya.
  2. Dipakai untuk memberikan pedoman atau acuan di dalam melakukan sebuah pekerjaan, fungsi lainnya dari SOP ini memang tidak lain adalah untuk dijadikan sebagai sebuah pedoman dalam melakukan sesuatu. Apalagi untuk seorang supervisor atau yang bekerja sebagai pengawas dalam melihat anak buah mereka, apakah sudah bekerja sesuai dengan pedoman yang diberikan atau belum.
  3. Berguna untuk menghindari resiko terjadinya kesalahan atau konflik, keberadaan SOP ini juga dipakai untuk menghindari miss komunikasi antara satu pegawai dengan yang lainnya, karena sudah terlihat secara jelas detail pekerjaan yang harus dilakukan, begitu juga dengan siapa dan kapan waktunya. Sehingga nantinya pelaksanaan pekerjaan juga akan lebih efektif, mengurangi adanya resiko-resiko konflik tersebut dan mencegah pemborosan waktu.
  4. Digunakan sebagai acuan atau parameter dalam menilai mutu pekerjaan, nantinya supervisor akan dengan mudah melihat bagaimana mutu atau kualitas pekerjaan dari pegawai mereka karena sudah ada ukuran yang diberikan dari SOP tersebut, tinggal melihat apakah semuanya sudah sesuai ataukah tidak.
  5. Untuk memberikan jaminan penggunaan semua sumber daya yang ada secara lebih efektif dan juga efisien, sehingga nantinya sumber daya tersebut tidak terbuang sia-sia, semuanya dapat dimanfaatkan secara lebih optimal di dalam pekerjaan. Begitu juga dengan waktu kerjanya yang berlangsung secara lebih efisien, tidak membuat banyak waktu.
  6. Digunakan untuk menjelaskan urutan atau alur kerja yang dimiliki, keberadaan SOP ini nyatanya juga dipakai untuk menjelaskan urutan pekerjaan yang harus dilakukan, sesuai dengan pedoman yang sudah ada, sehingga urutan nantinya juga tidak akan diubah sesuka hati, ini berkaitan dengan wewenang atau tanggung jawab dari para petugas terkait.
  7. Dokumen ini juga dipakai untuk memberikan sebuah penjelasan dan juga penilaian proses pelaksanaan kinerja, sehingga jika nantinya terjadi kesalahan atau malpraktek hingga kesalahan administratif, maka nantinya juga ada bagian yang dapat dimintai pertanggungjawaban, sesuai dengan evaluasi yang sudah dibuat tersebut, manakah yang melakukan kesalahan.
  8. Dipakai sebagai acuan untuk memberikan pelatihan pekerja.
  9. Dijadikan sebagai tolak ukur jika nantinya ingin mengganti SOP yang lama dengan yang baru.

Fungsi SOP

Dengan adanya SOP ini juga memiliki banyak sekali fungsi, diantaranya adalah:

  1. Mempermudah pekerja atau pegawai di dalam menjalankan tugas mereka, bahkan untuk yang masih pemula sekalipun, dengan adanya pedoman atau SOP ini maka nantinya mereka bisa membaca dan mengikuti aturan yang sudah dibuat disana, tentunya dengan adanya arahan untuk mengurangi terjadinya resiko dalam pekerjaan tersebut. Lama kelamaan nantinya pekerja juga akan hafal sendiri dengan kegiatan yang harus dilakukannya.
  2. Digunakan sebagai dasar hukum yang kuat, SOP ini juga dapat difungsikan sebagai dasar hukum yang kuat di dalam sebuah instansi sehingga jika nantinya terjadi sebuah penyimpangan, maka nantinya bisa dituntut atau dibawah ke ranah hukum, berdasarkan SOP yang sudah ada tersebut.
  3. Digunakan juga untuk memberikan gambaran mengenai hambatan-hambatan yang mungkin ada dan juga tengah dijalani oleh pegawai tersebut, sehingga bisa keluar dari hambatan ini atau bahkan menghindari resiko-resiko yang sudah ada tersebut.
  4. Digunakan untuk memberikan arahan kepada para pegawai, dengan adanya SOP maka pegawai tersebut nantinya bisa lebih saling menjaga kedisiplinan mereka dalam bekerja dan juga dapat mengurangi konflik yang mungkin timbul karena miss komunikasi, mengingat semua tata cara atau aturan sudah tertuang di dalam SOP ini.
  5. Dipakai sebagai pedoman atau panduan dalam melaksanakan sebuah pekerjaan di dalam instansi atau perusahaan.

Manfaat SOP

Sebagai sebuah pedoman kerja bagi para karyawan atau pegawai yang ada dalam sebuah pekerjaan, tentunya SOP ini sendiri juga memiliki banyak sekali manfaat yang dijadikan sebagai panduan atau dasar di dalam sebuah pekerjaan, berikut ini diantaranya ada beberapa manfaat dari SOP yang wajib untuk Anda ketahui, yaitu:

  1. Dapat digunakan untuk meminimalisir terjadinya kesalahan atau kelalaian dalam pekerjaan, karena pedoman atau aturan yang dibuat memang sudah sangat jelas dan juga terstruktur, maka keberadaan dari SOP ini nantinya juga bisa untuk mengurangi terjadinya kesalahan atau kelalaian dari pegawai yang ada dalam perusahaan tersebut ketika sedang menjalankan tugas-tugasnya, sesuai dengan standarisasi yang sudah ditentukan.
  2. Pedoman kerja bagi pegawai, nyatanya keberadaan dari dokumen SOP ini sendiri juga adalah sbeuah pegangan atau dokumen kerja yang mana nantinya ia digunakan untuk membuat pegawai menjadi lebih mandiri terhadap tugas yang mereka emban, sesuai dengan ketentuan yang tertera dalam SOP tersebut, jadi tidak harus terlalu banyak mengajukan pertanyaan, tidak harus bergantung akan intervensi dari atasannya.
  3. Dapat dipakai untuk membantu dalam meningkatkan akuntabilitas, yaitu sebuah konsep atau etika yang dekat dengan administrasi, konsep semacam ini telah dipertanggungjawabkan oleh pihak pegawai tersebut sesuai dengan isi yang ada dalam SOP.
  4. Digunakan dalam menciptakan ukuran standar kerja, dengan adanya SOP juga memiliki manfaat dalam membuat sebuah acuan standar kerja, dimana kedepannya hal ini juga dapat dievaluasi secara lebih mudah, untuk melihat bagaimana kualitas pekerjaan dari pegawai tersebut, sesuai atau tidaknya dengan yang sudah tercantum di dalam SOP mereka.
  5. Dipakai untuk membantu pegawai baru, khususnya adalah untuk beradaptasi dengan pekerjaan mereka, karena tidak bisa dipungkiri jika seandainya banyak diantara pegawai baru yang terkadang masih bingung apa yang harus mereka lakukan ketika bekerja, dengan membaca SOP yang ada maka akan tahu tata cara dan juga urutan kerja yang harus dilakukan sesuai dengan tanggung jawab dari masing-masing bagian tersebut, sehingga tidak akan sembarangan, resiko-resiko pekerjaan nantinya juga akan lebih di minimalisir.
  6. Dapat menghindari adanya tumpang tindih pekerjaan atau pelaksanaan tugas, setiap pegawai dalam sebuah perusahaan pastinya sudah diberikan posisi yang berbeda-beda, dimana nantinya hal ini membuat mereka harus melakukan pekerjaan tersebut sesuai dengan bagiannya masing-masing, setiap bagian juga akan dijelaskan dalam SOP, sehingga jenis pekerjaan yang dilakukan nantinya juga tidak akan mengalami tumpang tindih, akan sesuai dengan apa yang tertuang di dalam SOP ini, membuat pekerjaan lebih efektif dan juga efisien.
  7. Membantu menyelesaikan pekerjaan secara konsisten, karena tugas-tugas yang dikerjakan tersebut sudah sesuai dengan SOP yang ada. Maka hal ini juga akan mempengaruhi cara penyelesaiannya, dimana akan berlangsung secara lebih konsisten, sesuai dengan target yang sudah ditentukan oleh perusahaan tersebut.

Ada banyak sekali sebenarnya manfaat yang didapatkan dengan adanya SOP dalam sebuah perusahaan tersebut, itulah mengapa bagi pemilik usaha entah itu yang masih kecil atau sudah masuk tahapan besar sebaiknya membuat SOP ini, sehingga dapat mencegah hal-hal yang tidak diinginkan, seperti diantaranya adalah miss komunikasi antar pegawai, kemudian juga resiko pekerjaan yang kurang efektif dan efisien karena tidak disesuaikan dengan tata urutannya, hingga resiko terjadinya kecelakaan kerja..

Tanpa adanya SOP ini tentunya anggota perusahaan atau pegawai tidak akan bisa bekerjasama dengan baik, bahkan mungkin akan sering kali muncul atau terjadi konflik diantara mereka, apalagi ruang lingkup sebuah pekerjaan memang tak jarang diantaranya membuat jenuh atau bosan.

Tanpa diimbangi dengan adanya aturan yang jelas, sudah pasti berbagai macam masalah tentunya akan semakin rentan melanda.

Jadi dengan adanya SOP ini sendiri tentunya perusahaan yang akan mendapatkan manfaat lebih optimal di dalam menjalankan usaha mereka tersebut.

Prinsip-prinsip SOP

Tentunya di dalam menerapkan Standar Operasi Prosedur ini sendiri juga tidak bisa dilakukan secara sembarangan, melainkan harus memenuhi semua prinsip yang berlaku, sehingga menguntungkan kedua belah pihaknya. Untuk itu maka sangat penting bagi Anda di dalam mengenali prinsip-prinsip SOP ini sendiri, diantaranya adalah:

  1. Konsisten, SOP ditujukan sebagai pedoman kerja karyawan di dalam sebuah instansi atau perusahaan, maka penerapan dari SOP ini tentunya juga harus konsisten dari waktu ke waktu, sehingga nantinya setiap anggota atau pegawai yang ada juga akan hafal dengan sendirinya jenis pekerjaan seperti apa yang hendaknya mereka lakukan, termasuk juga dalam kondisi seperti apapun.
  2. Komitmen, SOP ini hendaknya juga harus dilaksanakan penuh dengan komitmen, baik itu dilakukan oleh para pegawainya atau bahkan juga atasan dan juga jajaran petinggi yang ada dalam perusahaan tersebut. Tanpa adanya komitmen yang mengikat ini, tentunya banyak diantara anggota yang akan membangkang, sehingga sama saja membuat SOP jika tidak dipatuhi atau aturannya tersebut tidak diikuti, ada hukum namun tidak ditaati oleh anggotanya tersebut.
  3. Perbaikan secara berkelanjutan, keberadaan SOP lama yang terkadang kurang efektif memang paling tidak membuat beberapa masalah di dalam perusahaan, hal ini nantinya dapat digunakan sebagai evaluasi jika seandainya ingin membuat Standar Operasi Prosedur yang baru, sifat dari SOP ini sendiri memang tidak kaku, melainkan terbuka sehingga memungkinkan nantinya dilakukan penyempurnaan di berbagai pihak, sehingga bisa membentuk adanya SOP yang lebih efektif dan juga efisien.
  4. Mengikat, sifatnya juga mengikat, siapa yang diikat disini? Tentu saja mereka yang termasuk dalam anggota, baik itu pegawai sampai dengan jajaran petinggi yang ada di dalam perusahaan tersebut. Dimana nantinya semua pekerjaan memang harus diselesaikan sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah dibuat tersebut atau tertulis di dalam SOP. Karena sifatnya yang mengikat maka tidak boleh sembarangan dilanggar oleh anggotanya atau akan terkena resiko.
  5. Setiap unsur yang ada dalam SOP ini juga memiliki peran yang penting, isi dalam SOP ini mengandung peran-peran yang penting bagi mereka yang menjalankannya, sehingga setiap poin harus dibaca dengan cermat sebelum nantinya benar-benar akan dilaksanakan, sehingga tentu tidak akan menganggu setiap jalannya proses yang lainnya. karena jika ada satu saja pegawai yang tidak menjalankan perannya secara baik, otomatis hal ini juga akan menganggu jalannya pekerjaan yang lain.
  6. Terdokumentasi, prinsip yang lainnya adalah aturan atau SOP ini hendaknya sudah terdokumentasi. Setiap prosedur yang sudah dibuat tersebut hendaknya sudah didokumentasikan dengan baik sehingga dapat dijadikan sebagai acuan atau referensi untuk setiap anggota dalam kelompok tersebut, semua orang bisa membacanya dengan jelas.

Tidak peduli apakah usaha yang tengah dijalankan tersebut masih berkembang atau kecil, penting sebenarnya untuk pelaku usaha membuat SOP mereka sendiri, sehingga pekerja juga tidak akan sembarangan atau gegabah di dalam melaksanakan pekerjaan mereka, sudah sesuai dengan urutan atau standar yang sudah ditentukan. Jadi nantinya juga akan ada konsistensi dalam menjalankan usaha sehingga pekerjaan akan lebih mudah selesai.

Setiap perusahaan tentunya akan memiliki SOP yang berbeda-beda, namun untuk pembuatan pertama kali bisa menjadikan beberapa SOP dari perusahaan yang sudah diterapkan dengan baik sebagai dasar atau acuannya.

Kemudian dapat dimodifikasi sesuai dengan kondisi atau ruang lingkup pekerjaan Anda sendiri, sehingga hasilnya juga lebih efektif dan efisien.

Baca Juga : Pengertian Administrasi Keuangan

Gambar Gravatar
Semoga dengan adanya blog ilmudasar.id mempermudah siapapun dalam mendapatkan info yang cepat dan akurat..

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *